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Selbstorganisation leicht gemacht: So erstellst du deine optimale To-do-Liste!

05.02.2020 by Verena · 3 ·
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Und wieder einmal ist er da: der riesige Berg an To-do’s, der vergeblich darauf wartet, abgearbeitet zu werden. Die Liste ist lang und einschüchternd und die Hälfte davon verschiebst du sowieso auf die nächsten Tage. Kennst du das auch? Selbstorganisation ist leider nicht immer leicht und erfordert einiges an Geschick.

Heute erkläre ich dir, wie du Selbstorganisation lernen und deinen Alltag mit der optimalen To-do-Liste und dem richtigen Zeitmanagement effizient strukturieren kannst.

Am Karriere Blog erkläre ich dir, wie du Selbstorganisation lernen und deinen Alltag mit der optimalen To-do-Liste und dem richtigen Zeitmanagement effizient strukturieren kannst. www.whoismocca.com #selbstorganisation #todo

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To-do-Listen – das einfachste Rezept zur Selbstorganisation

Inhaltsverzeichnis

  • To-do-Listen – das einfachste Rezept zur Selbstorganisation
    • 10 Schritte zur optimalen To-do-Liste
      • 1. Erstelle deine To-do-Liste frühzeitig
      • 2. Analog oder digital?
      • 3. Tages-To-do-Liste oder Wochen-To-do-Liste?
      • 4. Mehr kleine statt große Ziele
      • 5. Erledige kleine Aufgaben gleich
      • 6. Setze dir Prioritäten
      • 7. Setze dir eine Deadline
      • 8. Kalkuliere den Zeitaufwand
      • 9. Überlege dir eine Kür
      • 10. Und Check!

Sie ist unser Helfer in stressigen Zeiten: die To-do-Liste. Sie hilft uns nämlich nicht nur bei unserer persönlichen Organisation im Alltag, sondern sorgt auch für den zusätzlichen Motivationskick für zwischendurch. 

Am Karriere Blog erkläre ich dir, wie du Selbstorganisation lernen und deinen Alltag mit der optimalen To-do-Liste und dem richtigen Zeitmanagement effizient strukturieren kannst. www.whoismocca.com #selbstorganisation #todo

10 Schritte zur optimalen To-do-Liste

1. Erstelle deine To-do-Liste frühzeitig

To-do-Listen sollen dir nicht nur im Moment zeigen, was du noch alles zu erledigen hast, sondern sind auch kleine Warnschilder, die dich rechtzeitig auf das vorbereiten, was noch ansteht. Wenn du dir deine To-do-Liste also schon am Vorabend für den nächsten Tag oder auch am Wochenende für die nächste Woche schreibst, bist du bestens vorbereitet und weißt schon von Beginn an, was dich erwarten wird. 

Das ist besonders bei Aufgaben hilfreich, vor denen du Angst hast, weil so hast du genug Zeit, dich mental darauf einzustellen. Bis es zum richtigen Abarbeiten der Aufgabe kommt, ist sie vielleicht gar nicht mehr so furchtbar, wie du gedacht hast!

Kleiner Tipp von mir: Erledige bei deiner Selbstorganisation die schlimmen Dinge, die du am liebsten gar nicht machen möchtest, gleich am Beginn der Woche (am besten am Montag). So bleibt dir die restliche Woche Zeit für die angenehmeren To-do’s.

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2. Analog oder digital?

Die erste Frage, die du dir beim Erstellen der To-do-Liste stellen musst, ist, ob du sie analog (also mit Stift und Papier) oder lieber digital (am Handy oder Computer) haben möchtest. 

Im digitalen Zeitalter gibt es natürlich viele kleine Hilfsmittel für deine Selbstorganisation, die es dir einfacher machen, deine To-do-Listen zu verwalten. Ich zum Beispiel erstelle meine To-do-Listen gerne digital mit der App Notizen am iPhone, oder auch mit Todoist, da es digital einfacher ist, Dinge zu löschen oder auszubessern. Wenn du dir einmal ein gewisses Schema für deine To-do-Liste überlegt hast, kannst du dieses auch immer wieder verwenden, weil du nur die einzelnen Punkte ausbessern musst.

Natürlich kannst du deine To-do-Liste auch auf ein Blatt Papier schreiben. Dafür empfehle ich dir ein Notizbuch, ein sogenanntes Bullet Journal, in dem du alle deine To-do’s sammelst. So hast du immer alles an einem Ort und kannst am Ende ein Buch voller Häkchen bestaunen.

Egal ob digital oder analog: Gestalte deine Liste ansprechend und überschaubar! Es bringt dir nichts, wenn du alle Punkte irgendwie durcheinander aufschreibst und du erst einmal entziffern musst, welcher Punkt als Nächstes kommt. Das macht das Arbeiten viel leichter!

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3. Tages-To-do-Liste oder Wochen-To-do-Liste?

Viele Menschen arbeiten gerne mit größeren Wochen-To-do-Listen, die zum Beispiel alles, was diese Woche erledigt werden muss, zusammenfassen. Das Problem dabei ist leider, dass wir gerne dazu tendieren, Dinge aufzuschieben, sodass am Ende der Woche dann noch ein riesiger Berg an Aufgaben zu erledigen ist.

Deshalb mein Tipp an dich: Arbeite für deine persönliche Organisation mit Wochen-To-do-Listen UND Tages-To-do-Listen. Gestalte dir am Wochenende zum Beispiel eine Liste, die dir alle Dinge, die kommende Woche erledigt werden müssen, zusammenfasst. Je nachdem, wie viele Punkte diese Liste dann beinhaltet, kannst du diese auf die verschiedenen Wochentage aufteilen.

Zum Beispiel hast du 10 To-do’s für die Arbeitswoche, also solltest du jeden Tag zwei davon in deine Tages-To-do-Liste aufnehmen. Ich persönlich achte zum Beispiel darauf, dass die wichtigsten Sachen bis spätestens Donnerstagabend erledigt sind.

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4. Mehr kleine statt große Ziele

Unsere Motivation für To-do-Listen hängt auch viel davon ab, wie wir Dinge formulieren. Je mehr du am Ende abhaken kannst, desto glücklicher und motivierter wird dich das machen. Deshalb achte bei deiner Selbstorganisation besonders darauf, dass du große Ziele in viele kleine Ziele aufspaltest.

Schreibe zum Beispiel nicht „Wohnung putzen“, sondern lieber „abstauben“, „saugen“, „wischen“. Dann kannst du am Ende gleich drei Dinge abhaken – oh happy day!

5. Erledige kleine Aufgaben gleich

Aufgaben, die weniger als 2 Minuten in Anspruch nehmen, musst du nicht erst auf die To-do-Liste setzen. Erledige sie am besten gleich. Sonst stehen auf deiner To-do-Liste plötzlich Dinge wie „Bett machen“ oder „XY antworten“, die du ohnehin in deinen alltäglichen Tagesablauf einbauen kannst. 

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6. Setze dir Prioritäten

Für die optimale To-do-Liste gilt: Setze dir Prioritäten! Am besten ist, du unterteilst deine Liste in drei Kategorien: 1, 2 und 3. Das, was besonders wichtig ist, schreibst du in die Kategorie 1. Das, was weniger wichtig ist, in die Kategorie 2 und das, was noch Zeit hat, in die Kategorie 3. So lernst du die richtige Selbstorganisation und machst nicht Dinge, die eigentlich noch Zeit hätten, gleich zu Beginn. 

Achte darauf, dass am Ende des Tages alle To-do’s aus der Kategorie 1 abgehakt sind. Wenn du To-do’s aus der Kategorie 2 nicht schaffen konntest, rutschen diese automatisch für den nächsten Tag in die Kategorie 1. So sagst du der Prokrastination den Kampf an!

7. Setze dir eine Deadline

Deadlines helfen dir, richtiges Zeitmanagement zu lernen und Dinge nicht unnötig aufzuschieben. Wichtig dabei ist, dass du die Deadlines weder zu knapp, noch zu spät setzt. Bleib realistisch und setze dich nicht zu sehr unter Druck. Du bist doch auch nur ein Mensch und kein Roboter.

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8. Kalkuliere den Zeitaufwand

Oft hilft es auch, sich zu überlegen, wie viel Zeit man für eine gewisse Aufgabe benötigt. Zum Beispiel schreibst du neben Rechnungen erstellen 1 Stunde. So siehst du, wie viel du überhaupt in deine To-do-Liste packen kannst. Versuche, dich an den Zeitplan zu halten, damit du deine Liste auch rechtzeitig schaffst.

Und wieder einmal gilt: Sei realistisch und ehrlich zu dir selbst und rechne Pausen ein – die sind nämlich auch sehr wichtig!

9. Überlege dir eine Kür

Der Tag endet erst richtig, wenn du etwas für dich selbst machst. Überlege dir also jeden Tag eine Kür. Also etwas, das dir Freude macht und dir eine Auszeit bietet. Das sind Dinge wie zum Beispiel einen Film schauen, ein Buch lesen oder laufen gehen. Widme dieser Kür den letzten Punkt in deiner Liste und beende damit deinen Tag richtig!

Achte außerdem darauf, dass du Untertags während dem Abarbeiten deiner To-do’s genügend Pausen für Essen, Trinken, Kaffee, Obst und frische Luft einlegst! Das sind die kleinen Belohnungen für zwischendurch!

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10. Und Check!

Das Tolle an To-do-Listen ist, dass man die einzelnen Punkte dann mit einem Grinsen im Gesicht abhaken kann. Deshalb vergiss nie, wenn du eine Aufgabe erledigt hast, diese auch abzuhaken! Das gibt dir nämlich neue Motivation für die nächste Aufgabe.

Wenn dir das Abhaken der einzelnen To do’s zu wenig ist, dann kannst du auch unter deine Liste einen eigenen Punkt setzen, den du abhaken darfst, wenn du die gesamte To-do-Liste erledigt hast. CHECK! 

Zu guter Letzt solltest du aber beachten, dass dein Leben nicht nur von To-do-Listen bestimmt sein darf. Es ist gut, wenn du einen strukturierten Zeitplan hast, aber es gibt immer wieder Dinge, die unvorhersehbar dazwischen kommen können. Du kannst nun mal nicht alles in dein Zeitmanagement und deine Selbstorganisation einplanen und das ist auch gut so, denn so ist das Leben!

Wie strukturierst du deine optimale To-do-Liste und wie sieht deine Selbstorganisation aus? Ich bin gespannt auf deine Erfahrungen in den Kommentaren!

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Fotocredits: Alle Fotos via Unsplash

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Verena · CEO, Editor

Verena-Annabella Ratz bloggt seit 2010 und gründete den Life und Style Blog whoismocca.com Anfang 2013. Das umfangreiche Blogazine überzeugt mit redaktionellen Beiträge, gespickt mit persönlichen Erfahrungen und konnte sich in kürzester Zeit in der Blogosphäre etablieren – Verena zählt damit zu den erfolgreichsten Bloggerinnen im deutschsprachigen Raum.

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3 Kommentare

Kommentare

3 Responses to “Selbstorganisation leicht gemacht: So erstellst du deine optimale To-do-Liste!”

  1. Meine Top 15-Motivationsstrategien - Physionista sagt:
    23/02/2020 um 5:44 pm Uhr

    […] Schaffe dir Klarheit über das was du erreichen möchtest, denn nur wenn du genau weißt was du zu tun hast, kannst du effizient arbeiten. Ein wirkungsvolles Tool um den Kopf freizukriegen und zu ordnen ist zum Beispiel eine To-Do-Liste. Diese sollte möglichst konkret sein. Studien haben gezeigt, dass man bei 3 zu erledigenden Aufgaben, mindestens 5x pro Tag an Jede denkt . So entsteht für das Hirn der Eindruck man hat nicht nur drei sondern gleich fünfzehn Aufgaben vor sich. Eine To-Do-Liste macht den Kopf frei und organisiert die Gedanken. Für mehr Infos: Selbstorganisation leicht gemacht: So erstellst du du deine optimale To-Do-Liste! […]

    Antworten
  2. Journaling-Tipps: So einfach organisierst du dein Leben! sagt:
    01/03/2020 um 10:01 am Uhr

    […] dein Journal mehr Struktur in deinen Alltag bringt, kannst du auch jede Woche oder jeden Monat einen neuen Themenschwerpunkt beleuchten. Zum […]

    Antworten
  3. Alles griffbereit: die praktische Einteilung unserer Wickelkommode! sagt:
    24/09/2020 um 12:53 pm Uhr

    […] so oft habe ich mir auch dafür eine To-do-Liste angelegt und erstmal alles notiert, was mir empfohlen wurde und wichtig erschien. Im Anschluss habe ich […]

    Antworten

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