Projekte schneller erledigen: Mit Kanban-Board, Scrum oder Ivy-Lee Methode?
Vor einigen Tagen haben wir hier auf dem Karriere Blog einen Beitrag zum Thema Aufgaben schneller erledigen veröffentlicht und euch Tipps gegeben, wie man Selbstmotivation lernen kann. Aufbauend dazu stellen wir euch heute 3 verschiedene Methoden und Tools vor, die euch garantiert dabei helfen Projekte besser abzuarbeiten, Dinge schneller zu erledigen und die Motivation im Job zu steigern. Positiver Nebeneffekt? Es sorgt dafür, dass wir strukturiert und organisiert an die Arbeit ran gehen können, ohne im Chaos zu versinken.
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Mit diesen 3 Methoden können wir Dinge schneller erledigen
Bei ständig wechselnden Prioritäten und To-Dos können wir schon mal den Überblick verlieren. Damit das nicht passiert, stellen wir euch heute 3 einfache Methoden vor, die garantiert Struktur in den Arbeitsalltag bringen.
Es gibt im Grunde 2 Faktoren die uns daran hindern, Aufgaben schneller zu erledigen. Zum einen ist es die fehlende Selbstmotivation und zum anderen fehlende Tools oder fehlende Kenntnis von unterschiedlichen Projektmanagement-Methoden. Eine motivierte Herangehensweise mit der passenden Methode führt langfristig und nachhaltig zu mehr Einklang und Harmonie im Job. Das gelingt am besten, indem ihr die 7 Tipps aus Beitrag 1 zu mehr Selbstmotivation anwendet und eine Methode aus diesem Beitrag wählt.
Damit ihr jetzt voll durchstarten könnt, stellen wir euch nun die 3 Methoden im Detail vor. Wählt aus, welche am besten zu euch passt – die Vor- und Nachteile der jeweiligen Tools haben wir natürlich auch für euch notiert.
3 Projektmanagement-Methoden um Projekte besser zu erledigen
Vielleicht fragt ihr euch jetzt „Wer oder was ist eigentlich Ivy-Lee, Kanban und Scrum?“ Wir möchten Licht ins Dunkel bringen und euch aufklären! Ivy-Lee, Scrum und Kanban-Board sind Methoden, die im Projektmanagement angewandt werden – in erster Linie um die Produktivität zu erhöhen und alle Aufgaben im Blick zu haben. Man spricht dabei von sogenannten agilen Methoden. Das heißt, Projekte können damit schneller, reibungsloser und zufriedenstellender für alle Beteiligten abgewickelt werden.
Gerade in der heutigen Zeit wo es sehr wichtig ist, schnell auf Veränderungen am Markt zu reagieren, sind diese agilen Projektmanagement-Methoden eine tolle Möglichkeit den Anforderungen gerecht zu werden. Das Gute daran ist auch, dass die nachfolgenden Methoden im Team anwendbar sind, zum Teil aber auch als persönliches Tool für Einzelunternehmer und One-Woman-Shows dienen können.
1.) Kanban-Board – für visualisierte Aufgaben
Kanban kommt aus dem Japanischen und übersetzt sich wie folgt: kan = Signal, ban = Karte. Taiichi Ōno, damals Ingenieur bei Toyota, suchte nach einer Lösung, Engpässe in der Produktion zu vermeiden und so eine bessere Durchlaufzeit zu generieren. Heute ist das Kanban-System auch im Bereich des Projektmanagement zu finden.
Mit der Kanban-Methode kann man seine Aufgaben ganz einfach visualisieren. Das funktioniert sowohl digital, dazu empfehlen wir Trello, als auch klassisch mit Zettel, Stift und einer Pinnwand. Das System ist ganz einfach und kommt ohne besonders komplizierte Regeln aus. Das klassische Kanban-Board wird dabei in 3 Spalten eingeteilt und verläuft von links nach rechts.
So funktioniert das Kanban-Board:
- Spalte: To-Do! Hier werden Aufgaben eingetragen, die noch nicht begonnen haben und in Planung sind.
- Spalte: Doing! Sobald ihr mit der Bearbeitung eines To-Dos begonnen habt, wandert diese Aufgabe in die Mitte. Generell wird hier empfohlen, nicht mehr als 3 WIPs (Work In Progress) zu platzieren. Diese Aufgaben sollten im Regelfall nicht länger als einen Arbeitstag andauern, was wiederum dazu dient, das Aufgabenlimit zu begrenzen und sich somit auch besser auf einzelne Arbeitsschritte fokussieren zu können.
- Spalte: Done! Ist der Job erledigt wandert diese Aufgabe in die Spalte Done.
Je nach Umfang und Anforderungen eines Projektes lässt sich die Tafel flexibel erweitern. Nutzt man das Board nur für sich, könnte man ggf. Spalten einbauen wie z.B. „Waiting“ – um beispielsweise festzuhalten, dass dieses To-Do nur noch auf das Go wartet oder gerade bei einem Kollegen in Bearbeitung ist.
Vorteile der Kanban-Board Methode:
- Durch die Visualisierung lassen sich Probleme und Fehler leichter erkennen und beheben.
- Kanban kann man mit anderen Methoden flexibel kombiniert und erweitert werden.
- Es erhöht die Arbeitsmotivation und fördert den Team-Spirit. So kann man zum Beispiel auch den Kollegen unterstützen, wenn er noch zu viele To-Dos auf seinem Board hat. Das steigert schlussendlich auch die Arbeitsgeschwindigkeit.
Nachteile der Kanban-Board Methode:
- Die Methode eignet sich eher für kleinere Teams oder Einzelpersonen, bei größeren Projekten ist Kanban eher ungeeignet.
- Kanban deckt Minderleistung auf, dies kann dazu führen, dass das Team die Methode ablehnt. Im Gegenzug kann dies aber auch ein sehr motivierender Faktor sein.
- Je mehr Leute auf das Board zugreifen können, desto eher kann ein Fehler unterlaufen.
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2.) Ivy-Lee Methode – um Aufgaben besser zu priorisieren
Auf der Suche nach mehr Produktivität gelang Ivy-Lee Anfang des 20. Jahrhunderts der Durchbruch. Die gleichnamige Methode verspricht Ergebnisse nach dem Maximalprinzip – das bedeutet, man gelangt mit minimalem Aufwand zu mehr Produktivität, was natürlich höchst vielversprechend klingt. Die Ivy-Lee Methode setzt darauf, die wichtigen Dinge zuerst zu erledigen und diese Technik hilft euch dabei, mehr Struktur in den Arbeitsalltag zu bringen. Zudem lernt ihr Prioritäten zu setzen und im Single-Tasking einzelne Aufgaben Schritt für Schritt abzuarbeiten.
So funktioniert die Ive-Lee Methode:
- Schreibt am Ende des Arbeitstages die 6 wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf.
- Anschließend ordnet ihr diese nach Priorität. Die wichtigste Aufgabe bekommt die Nummer 1.
- Am nächsten Arbeitstag beginnt ihr mit genau dieser Aufgabe. Bevor ihr mit der Aufgabe 2 fortfahrt, überprüft ihr noch einmal, ob die Reihenfolge der Prioritäten noch immer passt. Denn wir kennen wohl alle das Problem, dass ein einziger Anruf oder eine E-Mail den ganzen Arbeitstag umschmeißen kann.
- Aufgabe für Aufgabe wird nun Schritt für Schritt abgearbeitet, sodass am Ende des Arbeitstages die wichtigsten 6 To-Dos erledigt sind.
- Kurz vor Feierabend wird dann erneut eine Liste für den nächsten Tag erstellt, wieder sortiert nach den persönlichen Prioritäten.
Vorteile der Ivy-Lee Methode:
- Der Start in den Arbeitstag fällt mit dieser Technik leichter. Man hat somit direkt einen Plan, mit welchem Task man starten kann!
- Wer liebt es auch, Dinge abzuhacken? Das ist nicht nur wichtig für die Selbstmotivation, sondern löst auch mehrmals täglich Glücksgefühle aus.
- Single-Tasking klingt zwar nicht so cool wie Multi-Tasking, fördert unsere Produktivität allerdings enorm! Nice to know: Wusstet ihr, dass wir bei ständigen Unterbrechungen unseres Haupt-To-Dos etwa 20-30 Minuten benötigen, um uns wieder voll und ganz in die Aufgabe einzufinden? Anhand dessen kann sich jeder ausmalen, wie viel Arbeitszeit wir täglich aufgrund von Multi-Tasking verschwenden.
Nachteile der Ivy-Lee Methode:
- Manche Aufgaben landen immer wieder auf der Liste und werden nicht erledigt bzw. einfach aufgeschoben.
- In der Praxis gestaltet es sich oft schwierig, den Arbeitstag so zu absolvieren, wie er vorab geplant wurde. Hier hilft nur mehr Flexibilität bzw. die ein oder andere Überstunde.
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3.) Scrum-Methode – für übersichtliche Projekte im Team
Der Begriff Scrum stammt aus dem Rugby-Sport und bedeutet „dichtes Gedränge“. Wie auch das Kanban-System, kommt diese Methode ursprünglich aus der Softwareentwicklung, wird aber heute ebenfalls im Projektmanagement angewendet.
Besonders gut eignet sich die Scrum-Methode bei der Produktentwicklung und um auf Marktveränderungen schnell reagieren zu können. Ähnlich wie beim Rugby ist der Sinn der Methode als Team zu handeln – das „ständige Ball-hin-und-her-Gespiele“ führt letztendlich zum Erfolg. Diese Methode setzt zudem auch voraus, dass das Team aus verschiedenen Fachrichtungen besteht und eigenständig organisiert ist.
Die Anwendung von Scrum teilt sich in mehrere kleine Schritte auf, die Projektlaufzeit ist dabei in kleine Sprints gegliedert und die maximale Dauer eines Projekts beträgt 2-4 Wochen. Hierfür empfiehlt sich ein übersichtliches Offline oder Online-Board, wo die verschieden Aufgaben, Rollen und Dokumente festgehalten werden.
So funktioniert die Scrum-Methode:
Es gibt 3 Rollen die direkt am Prozess beteiligt sind:
- Product Owner: Er steht stellvertretend für die Anwender des Produktes. Im Falle eines Produktes, sind es die Produktmanager, die ihre Kunden besonders genau kennen.
- Team: Das Team, welches vom Entwickler bis hin zum Qualitätsmanager bunt gemischt ist, organisiert sich selbst. Maximal 2-9 Teammitglieder.
- Scrum Master: Er ist der Moderator und sorgt dafür, dass die Scrum-Regeln eingehalten werden. Außerdem ist er Ansprechpartner für Aussenstehende.
Des Weiteren beinhaltet die Scrum-Methode 4 Ereignisse, die unterschiedliche Meetings darstellen und zeitlich begrenzt sind.
- Sprint Planning: Das Team plant konkrete Aufgaben. Diese sollten innerhalb eines Tages bearbeitet werden. Effiziente Kommunikation untereinander wird hier groß geschrieben.
- Daily Scrum: Zu Beginn des Tages trifft sich das Team zu einem maximal viertelstündigen Meeting. Empfohlen wird, die Meetings im Stehen abzuhalten – das steigert die Konzentration. Jedes Teammitglied hat jetzt die Möglichkeit seinen aktuellen Standpunkt zu erläutern.
- Sprint Review: Am Ende eines Arbeitstages findet die Review statt. Hier werden die jeweiligen Ergebnisse vorgestellt. Es besteht die Möglichkeit Input zu erhalten oder To-Dos anzupassen.
- Sprint Retrospective: Ein abschließendes Meeting wo reflektiert wird, wie das Projekt abgelaufen ist und wo über Positives sowie Verbesserungsvorschläge gesprochen wird.
Um die Scrum-Methode für ein Projekt abzuschließen, fehlen noch 3 Dokumente, die der Transparenz dienen:
- Product Backlog: Ist eine Liste mit Anforderungen an ein Projekt, die ständig erweitert werden kann und vom Produkt Owner geführt wird.
- Sprint Backlog: Aus den Anforderungen von Liste 1 (Produkt Backlog) wird eine Auswahl getroffen, die das Team innerhalb eines Sprints bearbeitet. Jedes Teammitglied übernimmt die Verantwortung für einen der notierten Tasks.
- Product Increment: Ist ein Zwischenprodukt, welches am Ende eines Sprints, also eines Arbeitstages, entsteht. Dies bietet eine gute Übersicht über Arbeiten, die bereits erledigt wurden.
Vorteile der Scrum-Methode:
- Durch die regelmäßige Fertigstellung am Ende eines Sprints wird „Fertigwerden“ zur Routine.
- Kurze Kommunikationswege sorgen für eine schnelle Abwicklung.
- Die Projektmanagement-Methode benötigt wenige Hilfsmittel und erfordert nur einen geringen Aufwand.
Nachteile der Scrum-Methode:
- Ein hoher Abstimmungsaufwand entsteht und jeder muss genau wissen, welche Aufgabe er zu erledigen hat.
- Man bekommt oftmals nur schwer einen Überblick über das gesamte Projekt und arbeitet quasi von Task zu Task.
- Die Scrum-Methode lässt sich meist nur erschwerend in bestehende Unternehmensstrukturen integrieren.
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Unser Fazit zu den 3 agilen Projektmanagement-Methoden:
Sind diese Maßnahmen für einen strukturierten Arbeitsalltag für euch komplettes Neuland? Dann empfehlen wir, mit einer Technik zu starten. Kanban-Board sowie Ivy-Lee Methode sind da eine gute Wahl und nutzen wir auch selbst sehr gerne. Vor allem Letztere ist schnell im Arbeitsalltag umzusetzen, ohne dafür ein ganzes Team auf seiner Seite haben zu müssen.
Grundsätzlich sind aber alle agilen Projektmanagement-Techniken einen Versuch wert. Am Ende entscheidet man sich für jene Methode, mit der sich der Großteil der Team-Mitglieder identifizieren kann und mit welcher dann schlussendlich auch am produktivsten gearbeitet wird. Denn die beste Methode nützt nichts, wenn sie nur halbherzig umgesetzt wird und unsere Leistungsfähigkeit beeinträchtigt. Leichter wird es bei diesem Thema natürlich, wenn man Einzelunternehmer ist bzw. in einem kleinen 2er oder 3er-Team arbeitet. Hier kann noch flexibler agiert werden, was meistens dazu führt, dass Aufgaben schneller erledigt und umgesetzt werden.
Welche der Methoden möchtet ihr zukünftig ausprobieren bzw. wendet ihr eine der vorgestellten Varianten bereits erfolgreich an?
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Sehr informativ. Ich habe gerade festgestellt, dass ich unbewusst die Ivy-Lee Methode anwende, wenn ich sehr viel zu tun habe.
Umso besser!! :)
Das ist wirklich ein sehr informativer Beitrag, die Ivy Lee-Methode gefällt mir besonders gut – die werde ich mir mal merken!
Liebe Grüße
Jimena von littlethingcalledlove.de
Danke dir Jimena!
Es ist generell immer besser, sich seine Vorhaben kurz aufzuschreiben, da man dann auch einfach nichts vergisst. Mache das auch seit einer weile so. Zwar benutze ich jetzt nicht eine spezifische Methode aber seitdem ich das so mache, merke ich, dass ich einfach mehr schaffe :)
Liebe Grüße
Mo
So geht es mir auch. Selten, dass ich etwas nicht notiere! :)
Liebe Verena,
Das war mal wieder sehr interessant zu erfahren! Die Ivy-Lee Liste habe ich so schon immer gehört, wusste aber nie dass es dafür einen Begriff, geschweige denn Literatur gibt.
Die anderen Methoden kenne ich von anderen Mitarbeitern, da ich aber Assistentin bin, hatte ich nie direkt mit Teams zu tun.
Viele Grüße
Wioleta von http://www.busymama.de
Danke für dein Feedback!
Liebe Verena,
Ich kenne Scrum und auch Kanban. Scrum wird hauptsächlich in der Softwareentwicklung eingesetzt und ist prima für große Projekte geeignet, an denen mehrere Personen arbeiten. Für meine eigenen Aufgaben finde ich Scrum weniger gut geeignet. Da gefällt mir das sehr „schlanke“ Kanban viel besser, das nutze ich auch gerne privat.
Verspielte Grüßle,
Simone
Das sehe ich so wie du! Scrum ist wirklich etwas für mehr Leute und komplexere Projekte!