6 Tipps für organisiertes Arbeiten + Home Office Update

Seit wir vor knapp 1 1/2 Jahren in unsere Wohnung gezogen sind, hat sich mein Büro schon ein paar Mal verändert. Da ich in meinem Home Office den Großteil meines derzeitigen Lebens verbringe, muss es mir hier einfach gut gefallen und trotz Arbeit zum Wohlfühlen einladen. Darum verändere ich mein Büro auch regelmäßig und gestalte es neu. Zur Erinnerung: So hat mein Büro kurz nach dem Einzug ausgesehen und so etwa vor einem Jahr. Ja, ich habe mein Home Office nun erneut verändert und außerdem verrate ich euch auch noch meine 6 persönlichen Tipps für organisiertes Arbeiten.

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Organisiertes Arbeiten im Home Office

Mein Büro hat etwa 11 qm welche bis zum letzten Zentimeter genutzt werden. Anfang des Jahres habe ich beschlossen, mit YouTube zu starten und wollte so auch eine kleine Video-Ecke in meinem Home Office einrichten. Also wurden Möbel hin und her gerückt, neue dazu gekauft und andere mussten wiederum weichen. Mit der derzeitigen Büro Situation fühle ich mich richtig wohl und ich habe sogar Platz, um mal eine Praktikantin oder einen Mitarbeiter unterzubringen.

Mein großer Schreibtisch steht etwas neben der großen Fensterfront. Darauf findet neben meinem Drucker und dem MacBook Pro auch mein 27 Zoll Bildschirm von Samsung* seinen Platz. Dieser ist ideal, wenn ich Videos schneide oder Fotos bearbeite. Über meinem Schreibtisch habe ich ein Gitter aufgehängt, welches mir als eine Art Pinnwand dient. Dinge die ich aktuell zu erledigen habe bzw. nicht vergessen darf, werden so direkt vor mir aufgehängt. Finde ich persönlich schöner als eine simple Pinnwand.

Links von mir, ebenfalls neben der Fensterfront, steht ein kleinerer Schreibtisch für meine Videoaufnahmen. Auf diesem stapeln sich meist auch Produkte die ich fotografieren muss, Unterlagen, Rechnungen und Dinge die ich täglich zum arbeiten brauche. In meinem Praktikanten Beitrag seht ihr übrigens ein Foto, wie es ausschaut, wenn ich dort ein Video vorbereite.

Hinter den Schreibtischen findet man noch einen weißen Sekretär, der alles verstaut was ich nicht direkt sehen möchte. Dabei denke ich an volle Ordner mit Rechnungen und diverse Büroutensilien. Etwas offener und dekorativer hingegen ist das weiße Regal, rechts neben dem Sekretär. Dort verstaue ich unter anderem meine Kameras und Druckerpapier. Die Oberfläche des Regals dient mit Spiegel, Büchern und Kerzen rein zur Deko und ist unter anderem für den „Wohlfühl-Faktor“ in meinem Büro verantwortlich. Außerdem hängen auch noch zwei Regale an der Wand, wo ich Presseunterlagen sammle und die ein oder andere Kerze darf natürlich auch nicht fehlen.

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6 Tipps für organisiertes Arbeiten

1. Professionelles Arbeitsumfeld trotz Home Office

Als feststand, dass ich mich selbstständig machen würde, musste nicht nur eine größere Wohnung sondern auch ein eigenes Büro her. Für mich ist mein Home Office die ideale Lösung, da ich so auch immer bei meinen Hunden zuhause bin und alles leichter unter einen Hut bekomme. Um trotzdem nicht so leicht abgelenkt zu werden, habe ich eine gewisse Routine entwickelt und mir ein Arbeitsumfeld geschaffen, in welchem ich konzentriert meinen Projekten nachgehen kann.

Ich denke ich wäre wohl lange nicht so konzentriert bei der Sache, wenn sich mein Arbeitsplatz auf der Couch befinden würde. Ein eigenes Büro macht da wirklich einiges aus. Meine Arbeitstage könnten unterschiedlicher nicht sein, dennoch habe ich von den Zeiten her eine gewisse Routine. Am produktivsten bin ich am Vormittag und dann wieder Abends zwischen 17 und 21 Uhr. In dieser Zeit werden E-Mails beantwortet, Beiträge geschrieben und Fotos bearbeitet. Dort weiß auch mein Freund, dass ich nicht gestört werden möchte und konzentriert arbeite.

Mittags und auch Nachmittags verbringe ich mit der Ideenplanung, nehme Termine war, fotografiere meine Outfits oder Produkte und erledige eher „gemütliches Zeug“. Früh Morgens lege ich fest, was ich an diesem Tag alles schaffen und erledigen möchte, schaue meine To-Do Listen durch und plane auch die kommenden Tage.

In meinem Büro fühle ich mich so, als wäre ich wirklich in die „Arbeit gegangen“. Auch wenn ich in meinem Jogger dasitze. Manchen kann es vielleicht helfen, sich wirklich jeden Morgen zurecht zu machen, hübsch anzuziehen und sich dann ins Büro zu setzen. Diese Routine muss jeder für sich selbst finden.

Möchte man sich also zuhause ein Office einrichten, sollte es wirklich einem richtigen Büro ähneln. Es sollte ein Platz sein, wo man konzentriert arbeiten und Projekte umsetzen kann. Und wenn es auch nur ein großer Schreibtisch im Wohnzimmer ist, es sollte auf jeden Fall einen Platz geben wo man alle wichtigen Utensilien unterbringen kann. Dinge wie Zeitschriften sollten dem Büro eher fern bleiben um nicht in Versuchung zu kommen abgelenkt zu werden.

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2. Online und Offline Listen

Ich bin ein großer Fan von Listen um nicht alles im Kopf behalten zu müssen. Zum einen verwende ich Trello zum planen und strukturieren meiner Blog-Beiträge, zur Übersicht meiner Rechnungen und auch um Ideen für später festzuhalten. Zum anderen habe ich auch einen guten alten Block, auf dem täglich To-Do Listen abgehakt, durchgestrichen und neu geschrieben werden. Alles was täglich zu erledigen ist, halte ich schriftlich fest. Es ist einfach ein gutes Gefühlt, wenn man getane Arbeit „durchstreichen“ kann.

Trello hilft mir also bei der Planung meiner Blogbeiträge. Ich erstelle meinen Redaktionsplan in etwa 3-4 Wochen im Voraus und das alles im Kopf zu behalten wäre für mich unmöglich. Das feine daran ist, dass ich geplante Beiträge ganz einfach verschieben kann, sollte mal ein Thema spontan dazwischen geschoben werden müssen. Außerdem kann ich dort auch direkt neue Themen eintragen, die mir spontan in den Sinn kommen. So weiß ich am Anfang der Woche was alles zu erledigen ist und habe meine Blog-Woche auf einen Blick vor mir.

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3. Zeitmanagement und Produktiv sein

Jeder Mensch ist anders und arbeitet auch anders. Der eine steht früh Morgens auf uns ackert bis zum Nachmittag durch. Der andere startet seinen Arbeitstag erst gegen Mittag und sitzt dafür bis 21 Uhr im Office. Wie vorhin schon leicht angeschnitten, bin ich Vormittags und Abends am produktivsten. Es gibt sogar Tage, wo ich erst Abends richtig zu arbeiten beginne. Das ist vor allem dann der Fall, wenn wir untertags viel shooten oder ich einige Termine habe bzw. unterwegs bin. Mich persönlich stört das nicht, denn Abends schaffe ich in 4-5 Stunden oft das, was ich sonst den ganzen Tag nicht schaffe. Zu dieser Zeit arbeite ich also auf Hochtouren und ich bin froh, dass ich diesen Rhythmus für mich gefunden habe.

Wenn man das perfekte Zeitmanagement erst für sich entdecken muss, empfehle ich euch verschiedene Zeitpläne festzulegen und auszuprobieren. Seid ihr Langschläfer und werdet erst am Nachmittag so richtig produktiv? Dann spricht nichts dagegen den Arbeitstag erst Mittags zu starten. Besser so, als sich früh Morgens aus dem Bett zu quälen und nichts auf die Reihe zu bringen.

Man kann sich auch fixe Zeitpläne für verschiedene Arbeiten festlegen. 2 Stunden pro Tag für die Bearbeitung von E-Mails, 5 Stunden für Blogbeiträge, 1 Stunde zum Fotografieren – je nachdem was täglich ansteht! Beim Erstellen von Zeitplänen sollte man auch immer einen kleinen Puffer mit einplanen. Wird dieser nicht gebraucht, kann man in der gewonnenen freien Zeit vorgearbeitet oder anderes erledigt werden. Alles was ich bis zu meinem persönlichen Feierabend nicht mehr schaffe, erledige ich direkt am nächsten Tag in der früh.

Ein Zeitplan kann vor allem auch bei E-Mails sehr hilfreich sein. Ich lasse gerne ein paar Mails zusammenkommen und beantworte diese dann in einem Schwung. Ansonsten werde ich ich immer wieder aus meiner aktuellen Arbeit herausgerissen, wo wir auch schon beim nächsten Thema wären.

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4. Single oder Multi-Tasking?

Dass jemand Multitasking fähig ist, hört man ja öfter. Ob das allerdings so gut ist, ist eine andere Frage. Ich ertappe mich selbst immer wieder dabei, wenn ich zu viel im Kopf habe und zu viele Sachen gleichzeitig machen möchte, auch nicht wirklich weiter komme. Also habe ich mir angewöhnt, eines nach dem anderen abzuarbeiten und so auch, wie vorhin erwähnt, meine E-Mails geblockt zu beantworten.

Wenn man ein gutes Zeitmanagement für sich selbst entwickeln möchte, sollte man sich einer Aufgabe voll und ganz widmen, diese zu Ende bringen und dann den nächsten Punkt auf der To-Do Liste abarbeiten. So bleibt man konzentriert und schafft in kurzer Zeit mehr, als wenn man ständig von einer Sache zur anderen springt. Konzentriere ich mich voll auf eine Arbeit, arbeite ich auch wesentlich effektiver. Aber auch das war für mich ein Lernprozess. Single-Tasking ist natürlich auch nicht immer möglich, aber ich versuche es so gut es geht umzusetzen.

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5. Mehr Effizienz und organisiertes Arbeiten im Arbeitsalltag

Um effizient zu arbeiten und möglichst viel in kürzester Zeit erledigen zu können, gibt es auch ein paar kleine Tipps und Tricks, die euch vielleicht weiterhelfen können. Effizientes Arbeiten bedeutet nämlich nicht, Unmengen an Überstunden zu schieben. Länger Arbeiten, auch in einer Angestellten Position, bedeutet auch nicht, dass man produktiver ist. Ich selbst bin ein großer Fan davon in relativ kurzer Zeit viel zu erreichen.

Ich plane eigentlich immer eine ganze Arbeitswoche (6-7 Tage) vor und notiere mir, was alles zu tun ist. Anschließend setze ich Prioritäten und markiere diese Punkte mit einem Textmarker. Diese müssen also zuerst abgearbeitet werden. Generell unterteile ich ich meine Aufgaben gerne mit verschiedenen Farben in „wichtig/dringend“ und „unwichtig/weniger dringend„.

Alles was als „wichtig“ markiert wurde, versuche ich so schnell wie möglich abzuarbeiten. Für diese Aufgaben und Projekte setze ich mir selbst auch gerne eine Deadline bzw. bekomme einen Abgabetermin vorgegeben. Sobald all diese Aufgaben erledigt sind oder ich zwischendurch mal einen Puffer habe, kommen die weniger wichtigen Sachen an die Reihe.

Um möglichst viel Ablenkung während einer produktiven Arbeitszeit zu vermeiden, sollte man auch möglichst viele Störquellen außer Gefecht setzen. Dabei denke ich an Social Media Kanäle und auch eintrudelnde E-Mails, wie ich weiter oben im Punkt Zeitmanagement schon erwähnt habe.

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6. Prioritäten setzen und Ziele definieren

Mit einer effizienten Arbeitsweise setzt man automatisch auch Prioritäten und so kann man auch selbst definierte Ziele besser erreichen und schneller umsetzen. Ich bin ein großer Fan von „Zielen stecken“. Ich muss ein bestimmtes Ziel vor Augen haben, will dies erreichen, abhaken und dann zum nächsten Vorhaben übergehen. Es ist wie ein Kreislauf mit unterschiedlich großen Zielen die ich erreichen möchte. Egal ob Tagesziele, Wochenziele oder ein festgelegter Monatsplan – mit einer guten Struktur kann man alles erreichen.

Menschen arbeiten anscheinend auch mit mehr Effizienz, je näher sie einem Ziel kommen. Das heißt, es wäre also durchaus von Vorteil, sich mehrere kleine Ziele zu stecken um das große Ganze in mehreren kleinen Etappen zu erreichen. Im Grunde ist es egal, wie man an sein geplantes Ziel gelangt. Wichtig ist nur, dass man nicht kurz davor aufgibt und sich selbst beweist, dass man etwas schaffen kann.

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Verena

Verena

CEO, Editor

Verena ist Gründerin und CEO von Who is Mocca?, dem Fashion Blog aus Österreich. Die französische Bulldogge Mocca ist der Namensgeber des Modeblogs aus Österreich. Verena zeigt auf ihrem deutschsprachigen Fashion Blog täglich neue Outfits und Trends sowie Beautyreports und Beiträge zu Wohntrends.

37 Comments
  1. Ich habe schon während des Studiums immer am liebsten Daheim gelernt – ich war nur sehr selten in der BIB. Ich finde es gut mit dem Büro daheim – das habe ich auch – aber leider komme ich aktuell überhaupt nicht dazu mich um meinen Blog zu kümmern, da mich mein „normaler Job“ absolut im Griff hat mit einer 50-60 Stunden Woche. Aber ich habe mir fest vorgenommen, dass dies jetzt ab 01/02.06.16 anders wird. Gestern hat es schon mal nicht geklappt – aber heute!!!

    TOLLER BEITRAG – wirklich toll!

  2. Sehr guter Beitrag mit vielen hilfreichen Tipps! Ich bin auch ein sehr strukturierter Mensch. Nur meine Arbeitszeit wird mir natürlich durch mein festes Arbeitsverhältnis vorgegeben… So richtig zeitgemäß ist das alles nicht mehr, aber die wenigsten Unternehmen trauen sich das leider, ihren Arbeitnehmern Freiraum zu geben. Wenn man so selbstbestimmt arbeiten kann, hat man glaub ich auch weniger Stress. ;-) Da beneide ich Dich auf jeden Fall drum – und natürlich um dieses wunderschöne Arbeitszimmer!

    Liebe Grüße
    Sara | missesviolet

  3. dein Hime-Office gefällt mir wirklich sehr gut liebe Verena – ich mag es monochrom und eher clean, auch wenn sich bei mir mehr Naturholz in der Einrichtung befindet.
    da ich viel von zu hause aus arbeite, aber auch noch zur Uni und in einen Nebenjob unterwegs bin, hat Zeitmanagement eine hohe Priorität für mich! mit Multitasking versuche ich es auch immer wieder, aber bin einfach effizienter, wenn ich mich auf eine Sache konzentriere ;)

    ❤ Tina
    https://liebewasist.wordpress.com/
    https://www.instagram.com/liebewasist/

  4. Liebe Verena, einen tollen Post – danke dir. Und dein Büro lädt ja wirklich zum Arbeiten ein. Gestern habe ich auch mein eigenes Büro bezogen (Fotos folgen) – jedoch ist es derzeit noch eher spartanisch eingerichtet. Wird sich aber bestimmt bald ändern ;). Trello kenne ich noch nicht, bin aber froh um diesen Tipp und werde es mir gleich mal anschauen. Danke dir und liebe Grüße Jen PS. Viel Spaß mit Hella heute ;)

  5. Wow, Verena was ein toller Beitrag und wie viel Arbeit du dir damit gemacht hast! Ich finde dein Office mega schön und würde es 1:1 so übernehmen!
    To Do Listen gibt es bei mir nur offline in Form eines kleinen Büchleins das mich wirklich den ganzen Tag begleitet (außer beim Hundespaziergang). Manchmal schreibe ich da wirklich die kleinsten Schritte rein, um mich durch das Abhaken so richtig zu motivieren (vor allem an Tagen, an denen ich eigentlich so gar keine Lust habe!).

    Liebe Grüße
    Jenny
    http://www.fitandsparklinglife.com

  6. Sehr interessanter Post! Mache vieles ähnlich wie du bzw. sehe das auch so. Vor allem bei der Sache mit dem Abends Produktiv sein musste ich lachen. Bei mir ist von 20-2 uhr nachts quasi Hochbetrieb *lach* da bin ich am effektivsten!

  7. Toll hast du es dir eingerichtet! Ich finde es auch super, immer mal wieder umzustellen, das bringt frischen Wind rein. Ich wünsche dir weiterhin tolle kreative Ideen in deinem schönen Büro :)

    Liebe Grüße
    Anika von MISS ANNIE

  8. Ein toller Beitrag. Vielen Dank für die Tipps, da hast du alles wichtige wirklich schön zusammengefasst. Ich stimme dir mit allen Punkten zu. Die Bilder sind übrigens auch toll geworden…ich bin jetzt ganz neidisch auf dein tolles Büro. Das ist wirklich schön eingerichtet, richtig stylisch und mit viel Liebe zum Detail, da kann man sich ja nur wohlfühlen :) So ein Büro will ich auch! :D

    Liebste Grüße, Anne-Catherine
    http://www.fashcation.com

  9. Hallo Verena,

    erstmal: dein Büro sieht richtig toll aus!
    Deine Tipps sind prima! Ich arbeite auch viel von daheim und man muss wirklich erst mal eine Struktur in die Räumlichkeiten bekommen, damit die Arbeit auch effektiv ist!

    Deine Tipps sind auf den Punkt.

    Liebe Grüße,
    Nane

  10. Hi Verena, ich bin gerade auf der Suche nach einem neuen Drucker. Bist du mit deinem Drucker zufrieden? Welches Modell ist es genau? Danke dir vorab und liebe Grüße Jenny

  11. Hallo Verena,
    vielen Dank für diesen tollen Artikel.
    Ich bin derzeit etwas aufgeregt, weil meine Elternzeit endet und ich bald wieder arbeiten werde – und zwar von zuhause aus. Meinen Arbeitsplatz habe ich schon eingerichtet. Leider, möchte ich fast sagen, wenn ich mir anschaue, wie schick das bei dir aussieht … das mit dem schwarzen Gitter finde ich klasse!

    Danke auch für die Tipps zum Zeitmanagement und organisierten Arbeiten. Ich habe nämlich Angst, dass ich mich da ohne die normalen Büro-Abläufe komplett verzetteln werde *seufz* Die Idee mit den Tageszielen werde ich definitiv umsetzen. Überhaupt schwebt mir da etwas mit vielen Checklisten vor :)

    Wie hast du das denn mit dem Thema Arbeitsunfall geregelt? Bist du normal gesetzlich versichert? Ich habe bei der Recherche zu Thema Arbeitsplatz einrichten etc. nämlich gesehen, dass man während der Arbeitszeit zuhause nicht unbedingt automatisch abgesichert ist. Jetzt denke ich, dass die Wahrscheinlichkeit, sich daheim schwer zu verletzen, sowieso nicht so groß ist – werde es wohl drauf ankommen lassen. Aber mich würde interessieren, wie das jemand handhabt, der schon länger zuhause arbeitet. Oder ist das grundsätzlich anders, wenn man selbstständig ist?

    Auf jeden Fall nochmal vielen Dank für die Tipps!

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