Seit einigen Jahren ist das Home Office der Mittelpunkt meiner Tätigkeiten als Bloggerin. Im Laufe der Zeit habe ich für mich ein paar Routinen entdeckt, die mich auch von Zuhause aus produktiv und effizient arbeiten lassen.

Organisiertes Arbeiten im Home Office kann man lernen, ich bin das beste Beispiel dafür. Möchte man von Zuhause arbeiten und Geld verdienen, dann habe ich heute ein paar praktische Tipps für euch, wie ihr mit guter Organisation einen strukturierten und erfolgreichen Arbeitsalltag schafft.

Hinweis: Dieser Beitrag erschien zum ersten Mal am 2. Juni 2016 und wurde nun auf den neuesten Stand gebracht.

Arbeiten im Home Office lernen? Das geht!

Mein Büro Zuhause hat etwa 11 qm, welche ich bestmöglich ausnutze. Neben einem großen Schreibtisch mit iMac und Co. findet man hier auch eine stilvolle Kommode, ein geräumiges Regal und einiges mehr, das sehr zum Wohlfühl-Klima in meinem Home Office beiträgt. Denn das ist mir besonders wichtig: Ich muss mich in meiner Arbeitsumgebung wohlfühlen um das Bestmögliche aus mir rauszuholen und somit auch konzentriert an Projekten arbeiten zu können.

Organisiertes Arbeiten in den eigenen vier Wänden hängt also auch ein Stück weit von der Einrichtung ab. Ich bin in der glücklichen Lage, einen geschlossenen Raum als mein Home Office bezeichnen zu dürfen. Hätte ich diese Möglichkeit nicht, würde ich mir mit Raumteilern oder innovativen Regalen im Wohnraum einen kleinen Arbeitsbereich schaffen. Meiner Meinung nach spielt die Arbeitsumgebung eine sehr große Rolle, wenn man Zuhause organisiert arbeiten möchte.

6 Tipps für organisiertes Arbeiten im Home Office – darauf kommt es an!

1. Zuhause ein professionelles Arbeitsumfeld schaffen

Als feststand, dass ich mich selbstständig machen würde, musste nicht nur eine größere Wohnung, sondern auch ein eigenes Büro her. Für mich ist ein Home Office die ideale Lösung – in erster Linie wegen meiner beiden Hunde, auf welche ich auch meinen Arbeitsalltag abstimmen kann und demnach alles leichter unter einen Hut bekomme. Um der Gefahr von leichter Ablenkung zu entgehen, habe ich über die Jahre eine gewisse Routine entwickelt und mir ein Arbeitsumfeld geschaffen, in welchem ich konzentriert meinen Projekten nachgehen kann.

Ein eigenes Büro bzw. eine gut durchdachte Arbeitsecke macht da wirklich einiges aus und ist der erste Schritt für mehr Produktivität und Organisation im Arbeitsalltag. Darauf lege ich einfach sehr viel wert, denn meine Arbeitstage könnten unterschiedlicher nicht sein. Auch wenn ihr mir meinen täglichen Workload selbst einteile und festlege, wann ich was erledige, bestehe ich auf einen Bereich, wo ich mich voll und ganz auf meine To-Dos konzentrieren kann und möglichst wenig Ablenkung herrscht.

So habe ich trotz der unregelmäßigen Arbeitszeiten eine gewisse Routine intus. Am produktivsten bin ich zum Beispiel am Vormittag und dann wieder Abends zwischen 17 und 22 Uhr. In dieser Zeit werden E-Mails beantwortet, Beiträge geschrieben und Fotos bearbeitet. Die restliche Zeit nutze ich gerne für „leichtere“ Dinge wie Fotoproduktionen, Ideen-Recherche und Content-Planung. Natürlich plane ich mir auch viel Zeit für meine Hunde ein, welche zugleich für einen sportlichen Ausgleich in meinem Arbeitsalltag sorgen.

Darum macht es mir auch gar nichts aus, wenn ich bis 22 oder 23 Uhr vor dem Computer sitze. Dafür kann ich beispielsweise untertags für ein paar Stunden die Natur genießen und abends dann wieder produktiv an die Arbeit gehen. Das gute an einem Home Office bzw. einem geschlossenen Arbeitsbereich ist für mich persönlich auch, dass es sich auch wie „in die Arbeit gehen“ anfühlt. An unmotivierteren Tagen hilft es mir auch, mich zurecht zu machen, in ein Business Outfit zu schmeißen und mich dann ins Home Office zu setzen.

Möchte man sich also Zuhause ein Office einrichten, sollte es wirklich Büro-Charakter haben. Es sollte ein Platz sein, wo man konzentriert arbeiten und Projekte umsetzen kann. Und wenn es auch nur ein großer Schreibtisch im Wohnzimmer ist – ein Bereich, wo man alle wichtigen Utensilien unterbringen kann und sofort zur Hand hat, ist schon der erste Schritt für organisiertes Arbeiten Zuhause.

2. Mehr Organisation mit Online und Offline Listen

Ich bin ein großer Fan von Listen – sie sind quasi mein berufliches Gehirn und achten darauf, dass ich auch nichts vergesse. Zum einen verwende ich Trello zum planen und strukturieren meiner Blog-Beiträge, zur Übersicht meiner Rechnungen und auch um Ideen für später festzuhalten. Wöchentliche To-Dos und auch Dinge die ich langfristig vorplane, halte ich hingegen in der Wunderlist App fest, die sich mit all meinen Geräten synchronisiert.

Zum anderen habe ich aber auch einen guten alten Block, auf dem quasi ein bisschen das Tagesgeschäft festgehalten wird. Außerdem ist es einfach ein gutes Gefühlt, wenn man getane Arbeit „durchstreichen“ kann.

Trello hilft mir also unter anderem bei der Planung meiner Blogbeiträge. Ich erstelle meinen Redaktionsplan in etwa 4-8 Wochen im Voraus – das alles im Kopf zu behalten wäre für mich unmöglich und auch nicht in meinem Sinne. Ich möchte einen guten Überblick über meine Arbeit haben und auf einen Blick sehen können, was als nächstes ansteht.

Mit Trello kann ich auch flexibel agieren, sollte ich eine Themenänderung vornehmen oder unerwartete Beiträge hinzukommen. Des Weiteren ist auch die Kommunikation mit meinen freien Redakteurinnen sehr einfach – auch sie wissen direkt was wann ansteht und können so besser planen.

3. Zeitmanagement und Produktivität im Home Office

So unterschiedlich wir Menschen auch sind, so verschieden ist auch unsere Arbeitsweise. Der eine steht früh morgens auf und ackert bis zum Nachmittag durch. Der andere startet seinen Arbeitstag erst gegen Mittag und sitzt dafür bis 21 Uhr im Office. Wie vorhin schon leicht angeschnitten, bin ich Vormittags und Abends am produktivsten. Es gibt sogar Tage, wo ich erst am Abend richtig zu arbeiten beginne. Das ist vor allem dann der Fall, wenn wir untertags viel shooten oder ich einige (private) Termine wahrzunehmen habe.

Mich persönlich stört das nicht – ganz im Gegenteil! Abends schaffe ich in 4-5 Stunden oft ein Arbeitspensum, wofür ich untertags länger brauchen würde. Zu dieser Zeit arbeite ich auf Hochtouren und bin froh, dass ich diesen Rhythmus für mich gefunden habe. Das liegt aber natürlich auch daran, dass ich mich abends weniger von eintrudelnden E-Mails ablenken lasse, das Handy nicht mehr klingelt und auch meine Hunde versorgt sind.

Wenn man das perfekte Zeitmanagement erst für sich entdecken muss, empfehle ich euch verschiedene Zeitpläne festzulegen und auszuprobieren. Seid ihr Langschläfer und werdet erst am Nachmittag so richtig produktiv? Dann spricht nichts dagegen den Arbeitstag erst Mittags zu starten. Besser so, als sich früh Morgens aus dem Bett zu quälen und nichts auf die Reihe zu bringen.

Man kann sich auch fixe Zeitpläne für verschiedene Arbeiten festlegen. 2 Stunden pro Tag für die Bearbeitung von E-Mails, 5 Stunden für Blogbeiträge, 1 Stunde zum Fotografieren – je nachdem was täglich ansteht! Beim Erstellen von Zeitplänen sollte man auch immer einen kleinen Puffer mit einplanen. Wird dieser nicht gebraucht, kann in der gewonnenen freien Zeit beispielsweise vorgearbeitet werden. Alles was ich bis zu meinem persönlich festgelegten Feierabend nicht schaffe, wird direkt am nächsten Tag als erstes erledigt.

Ein Zeitplan kann vor allem auch bei E-Mails sehr hilfreich sein. Ich lasse gerne ein paar Mails zusammenkommen und beantworte diese dann in einem Schwung. Ansonsten werde ich immer wieder aus meiner aktuellen Arbeit herausgerissen, wo wir auch schon beim nächsten Thema wären.

4. Im Home-Office arbeiten: Single oder Multitasking?

Ich bin multitaskingfähig! Diese Aussage hört man ja nicht gerade wenig oft. Ob das allerdings so gut ist und im Endeffekt zu mehr Produktivität führt, ist eine andere Frage. Ich ertappe mich selbst immer wieder dabei, zu viele Sachen gleichzeitig abarbeiten zu wollen. Zwischen Foto-Bearbeitung, Beitragserstellung und E-Mails hin und her zu switchen ist für mich nicht unbedingt sinnvoll und schlussendlich investiert man so für jede Aufgabe auch mehr Zeit als nötig. Ich habe mir angewöhnt, eines nach dem anderen abzuarbeiten.

Bearbeite ich beispielsweise Fotos eines Shootings, erledige ich diesen Task bis die Fotos fertig zum Upload sind. Möchte ich konzentriert an einem neuen Beitrag für meinen Lifestyle Blog arbeiten, schließe ich das E-Mail-Fenster für noch weniger Ablenkung.

Wenn man ein gutes Zeitmanagement für sich selbst entwickeln möchte, sollte man sich einer Aufgabe voll und ganz widmen, diese zu Ende bringen und dann den nächsten Punkt auf der To-Do Liste abarbeiten. So bleibt man konzentriert und schafft in kurzer Zeit mehr, als wenn man ständig von einer Sache zur anderen springt.

Konzentriere ich mich voll auf eine bestimmte Arbeit, arbeite ich auch wesentlich produktiver. Aber auch das war für mich ein Lernprozess. Singletasking lautet also die Devise, die zwar nicht immer möglich, aber mein Leitsatz für mehr Organisation im Home Office Arbeitsalltag ist!

5. Ganz im Flow: effektives und effizientes Arbeiten im Büro

Um effizient an etwas arbeiten und möglichst viel in kürzester Zeit erledigen zu können, gibt es ebenfalls ein paar kleine Tipps und Tricks. Eine effektive und gleichzeitig effiziente Arbeitsweise bedeutet nämlich nicht, Unmengen an Überstunden zu schieben. Genauso wenig führt stundenlanges Arbeiten zu mehr Produktivität. Der Mittelweg ist die Lösung!

Ich selbst bin ein großer Fan davon, in relativ kurzer Zeit viel zu erreichen. Wer nicht? Dabei helfen mir festgelegte Strukturen und Zeitpläne, die ich bestmöglich einzuhalten versuche. Routinen im Arbeitsalltag helfen mir dabei – festgelegte Mittags- und Kaffeepausen sowie Spaziergänge mit meinen Vierbeinern sind fest integriert. Sinnvolle Pausen tragen dazu bei, wieder motivierter und mit klarem Kopf an Projekte ranzugehen.

Des Weiteren sollte auch das Verhältnis zwischen Herausforderung und Kompetenz stimmen. Fühlt man sich für gewisse Aufgaben oder Projekte überfordert, kann das den Arbeitsrhythmus stören und einem die Freude an der Tätigkeit nehmen. Das gleiche gilt für Unterforderung, was sehr schnell zu Langeweile im Job und des Weiteren zu weniger Motivation führen kann.

Um meine Arbeitstage und -wochen möglichst effizient zu gestalten, plane ich diese gerne vor. Dabei notiere ich mir, was in diesem Zeitraum alles zu tun ist. Anschließend setze ich Prioritäten und markiere die wichtigsten Punkte mit einem Textmarker bzw. mit einem farblichen Highlight bei Online-Listen. Generell unterscheide ich so meine To-Dos in „wichtig/dringend“ und „hat noch Zeit/weniger dringend„. Das lässt auch ein Gewisses Maß an Flexibilität zu und man kann kurzfristige Projekte einschieben und erledigen.

Alles was als „wichtig“ markiert wurde, versuche ich so schnell wie möglich abzuarbeiten. Für diese Aufgaben und Projekte setze ich mir selbst auch gerne eine Deadline bzw. bekomme von meinen Kunden und Auftraggebern einen Abgabetermin. Sobald all diese Aufgaben erledigt sind, oder ich zwischendurch mal einen Puffer habe, widme ich mich den weniger wichtigen Sachen.

Um Ablenkung zu vermeiden und von einer produktiven Arbeitszeit profitieren zu können, empfiehlt es sich möglichst viele Störquellen außer Gefecht setzen. Neben Singletasking-Aspekten denke ich dabei auch an Social Media Kanäle, die man nicht stündlich checken muss. Schritt für Schritt bekommt man so mehr Gefühl für das eigene Zeitmanagement und legt sich so eine effiziente Arbeitsweise zu.

6. organisiertes Arbeiten: Prioritäten setzen und Ziele definieren

Mit einer effizienten Arbeitsweise setzt man automatisch auch Prioritäten und kann so selbst definierte Ziele besser erreichen und schneller umsetzen. Ich bin ein großer Fan von „Zielen stecken“. Ich muss ein bestimmtes Ziel vor Augen haben, will dies erreichen, abhaken und dann zum nächsten Vorhaben übergehen. Es ist wie ein Kreislauf mit unterschiedlich großen To-Dos die ich erreichen möchte. Egal ob Tagesziele, Wochenziele oder ein festgelegter Monatsplan – mit einer guten Struktur kann man alles erreichen.

Ich arbeite effizienter und mit mehr Motivation, je näher ich einem Ziel komme. Aufgrund dessen stecke mir gerne mehrere kleine Ziele was auch dazu führt, dass ich regelmäßig Erfolgserlebnisse habe. Auch ein großes Projekt kann man beispielsweise in kleine Etappen unterteilen. So entwickelt man auf dem Weg zum großen Ganzen noch mehr Motivation und darf sich zwischendurch schon über kleine berufliche Erfolge freuen.

Aber auch hier muss jeder selbst den idealen Weg finden, wie man an ein geplantes Ziel gelangt. Wichtig ist nur, dass man nicht kurz davor aufgibt und sich selbst beweist, dass man etwas schaffen kann. Motivation und Durchhaltevermögen sind zwei wesentliche Aspekte, wenn man Zuhause organisiert im Home-Office arbeiten möchte. Alles andere ergibt sich mit der Zeit und ist ein schönes „Learning by Doing“.

Wie sieht eure Job- und Office-Situation aus? Welche Tipps für mehr Organisation im Job helfen euch weiter?